Pflichtenheft für die Hauswartung: Aufgaben, Intervalle und Vorlage

Wer eine Hauswartung vergibt, eine neue Firma sucht oder einen Hauswart im Nebenamt anstellt, braucht zuerst ein Pflichtenheft. Es hält fest, welche Arbeiten in einer Liegenschaft anfallen, wie oft und mit welchem Aufwand. Ohne Pflichtenheft offeriert jede Firma etwas anderes, Rapporte lassen sich nicht prüfen, und in der Nebenkostenabrechnung ist unklar, welcher Teil der Hauswartung der Mieterschaft belastet werden darf. Dieser Ratgeber zeigt, was hineingehört, wie Sie Intervalle festlegen und wo die Aufgaben eines Hauswarts enden. Am Schluss finden Sie eine Vorlage, die Sie für Ihre Liegenschaft anpassen können.

Wozu ein Pflichtenheft dient

Das Pflichtenheft ist das Leistungsverzeichnis der Hauswartung. Es erfüllt vier Aufgaben:

• Offerten vergleichbar machen: Alle Anbieter rechnen mit denselben Tätigkeiten, Flächen und Intervallen. Erst dann sagt der Preis etwas aus.
• Vertrag konkretisieren: Ob angestellter Hauswart oder beauftragte Firma – das Pflichtenheft ist der Teil des Hauswartvertrags, der beschreibt, was geschuldet ist.
• Rapporte prüfen: Die Verwaltung sieht, ob die vereinbarten Arbeiten erledigt wurden und ob der Zeitaufwand plausibel ist.
• Nebenkosten aufteilen: Hauswartkosten darf die Vermieterschaft nur verrechnen, wenn sie im Mietvertrag vereinbart sind (Art. 257a Abs. 2 OR), und nur für Tätigkeiten, die mit dem Gebrauch der Liegenschaft zusammenhängen. Der Mieterinnen- und Mieterverband hält fest, dass Hauswartungstätigkeiten im Pflichtenheft geregelt sind und dieses der Mieterschaft offengelegt werden muss.

Was in ein Pflichtenheft gehört

Ein brauchbares Pflichtenheft beantwortet für jede Tätigkeit dieselben Fragen: Was genau, wo, wie oft, mit welchem geschätzten Zeitaufwand und wer ist zuständig? Dazu kommen einige Regeln, die für alle Tätigkeiten gelten.

Allgemeine Angaben

• Liegenschaft mit Adresse, Zahl der Wohnungen, Treppenhäuser und Geschosse, Lift, Tiefgarage, Gewerbeflächen
• Ansprechpersonen bei Verwaltung, Eigentümerschaft und Hauswartung, inklusive Stellvertretung
• Schlüssel, die der Hauswart erhält, mit Schlüsselquittung
• Meldewege bei Schäden und Notfällen und ein Kostendach, bis zu dem der Hauswart selbst Aufträge erteilen darf

Tätigkeiten nach Bereichen

• Treppenhausreinigung und Reinigung der allgemeinen Räume
• Gartenunterhalt und Umgebung, inklusive Spielplatzkontrollen
• Winterdienst mit Flächen, Prioritäten und Einsatzzeiten
• Kehrichtdienst nach Abfuhrkalender der Gemeinde
• Technische Hauswartung: Heizung, Lüftung, Pumpen, Tore, Zählerstände
• Administration: Rapporte, Information der Bewohnerschaft, Begleitung von Handwerkern

Regeln für Zusatzarbeiten

Alles, was nicht im Pflichtenheft steht, ist eine Zusatzarbeit. Legen Sie fest, wer sie anordnen darf, zu welchem Stundenansatz (Regie) sie verrechnet wird und wie sie im Rapport erscheint. So vermeiden Sie, dass sich die Pauschale schleichend ausweitet.

Intervalle festlegen

Die Intervalle bestimmen den Zeitaufwand und damit den Preis. Feste Vorgaben gibt es nicht; massgebend sind Nutzung, Zahl der Bewohnerinnen und Bewohner, Bodenbeläge und Umgebung. Bewährt hat sich, mit realistischen Annahmen zu beginnen und das Intervall nach einigen Monaten anhand der Rapporte zu überprüfen. Ein Treppenhaus mit Gewerbe im Erdgeschoss braucht mehr als eines in einem ruhigen Vierfamilienhaus.

Unterscheiden Sie im Pflichtenheft zwischen wiederkehrenden Arbeiten (wöchentlich, monatlich, saisonal) und periodischen Arbeiten wie Grundreinigungen, Fensterreinigung oder Heckenrückschnitt. Saisonale Arbeiten sollten mit Monaten angegeben sein, etwa «Rasen mähen April bis Oktober nach Bedarf».

Was der Hauswart darf – und was nicht

Ein Pflichtenheft regelt auch die Rolle des Hauswarts gegenüber der Bewohnerschaft. Er handelt im Auftrag der Vermieterschaft oder der Stockwerkeigentümergemeinschaft und hat keine Befugnisse, die über diesen Auftrag hinausgehen.

• Hausordnung: Mieterinnen und Mieter müssen die Sache sorgfältig gebrauchen und auf Hausbewohner und Nachbarn Rücksicht nehmen (Art. 257f OR). Der Hauswart kann auf Verstösse gegen die Hausordnung hinweisen und sie der Verwaltung melden. Mahnungen und Kündigungen spricht aber die Vermieterschaft aus.
• Zutritt zu Wohnungen: Die Mieterschaft muss Besichtigungen gestatten, soweit sie für Unterhalt, Verkauf oder Wiedervermietung notwendig sind. Sie müssen rechtzeitig angezeigt werden (Art. 257h OR). Halten Sie im Pflichtenheft fest, wie lange vorher der Hauswart einen Termin ankündigt.
• Reparaturen: Kleine Instandhaltungen wie das Ersetzen von Leuchtmitteln gehören zur Hauswartung. Arbeiten an elektrischen Installationen, Gasanlagen oder Liften sind Sache von Fachfirmen.
• Pflanzenschutzmittel: Wer sie beruflich oder gewerblich verwendet, braucht eine Fachbewilligung oder muss von einer Person mit Fachbewilligung angeleitet werden (Art. 7 ChemRRV). Unkrautvertilgungsmittel dürfen zudem nicht verwendet werden auf Dächern und Terrassen, auf Lagerplätzen, auf und an Strassen, Wegen und Plätzen sowie auf Böschungen und Grünstreifen entlang von Strassen und Gleisanlagen (ChemRRV Anhang 2.5 Ziff. 1.1 Abs. 2) – laut Bundesamt für Umwelt seit 2001. Seit 1. Dezember 2020 gilt auf denselben Flächen ein Verbot für Biozidprodukte gegen Algen und Moose (Anhang 2.4). Auf Vorplätzen und Wegen wird Unkraut deshalb mechanisch oder thermisch entfernt.

Nebenkosten: getrennt aufführen, was getrennt abgerechnet wird

Für vermietete Liegenschaften lohnt es sich, bei jeder Tätigkeit festzuhalten, ob sie über die Nebenkosten abgerechnet wird: Reinigung und Umgebungspflege gehören laut Mieterinnen- und Mieterverband dazu, Reparaturen, Wohnungsabgaben und Pikettdienst nicht. So kann die Hauswartung entsprechend rapportieren; welche Tätigkeiten im Einzelnen zulässig sind, erklärt der Ratgeber Hauswartung als Nebenkosten.

Spielplatz: Kontrollen ins Pflichtenheft

Gehört ein Spielplatz zur Liegenschaft, haftet die Eigentümerschaft als Werkeigentümerin für Schäden aus mangelhaftem Unterhalt (Art. 58 OR). Feste Kontrollintervalle schreibt kein Gesetz vor. Die Beratungsstelle für Unfallverhütung (BFU) empfiehlt in ihrer Fachdokumentation «Spielplätze» (2020), gestützt auf die Norm SN EN 1176-7, drei Stufen:

• Visuelle Inspektion: mindestens einmal pro Woche, bei stark genutzten Plätzen täglich. Geprüft werden offensichtliche Schäden, lose oder fehlende Teile, scharfe Kanten, harte Gegenstände und Verunreinigungen im Fallbereich sowie der Fallschutz. Das kann der Hauswart übernehmen.
• Operative Inspektion: nach Angaben des Herstellers, mindestens alle ein bis drei Monate. Sie prüft zusätzlich Verschleiss an Ketten und Gelenken, Holzteile, Schraubverbindungen, Seile und Netze.
• Hauptinspektion: mindestens einmal jährlich durch eine sachkundige Person, etwa eine Fachkraft für Spielplatzsicherheit. Sie prüft unter anderem Fundamente und tragende Teile.

Die BFU empfiehlt, jede Kontrolle mit Art, Datum, Person, Mängeln und Massnahmen zu protokollieren; sie stellt dafür ein Kontrollblatt zur Verfügung. Halten Sie im Pflichtenheft fest, welche Stufe der Hauswart übernimmt und wer die Hauptinspektion durchführt.

Vorlage: Pflichtenheft Hauswartung

Die folgende Tabelle können Sie in eine Tabellenkalkulation übernehmen und für Ihre Liegenschaft ergänzen. Die Intervalle sind Beispiele, keine Empfehlung für jede Liegenschaft; nur die Spielplatzkontrollen stützen sich auf die Empfehlungen der BFU. Die Spalte «NK» zeigt an, ob die Tätigkeit über die Nebenkosten abgerechnet wird. Die Spalte «Zeit pro Einsatz» füllen Sie selbst aus (siehe unten).

Bereich	Tätigkeit	Intervall (Beispiel)	Zeit pro Einsatz	NK
Reinigung	Treppen und Podeste wischen und feucht reinigen	wöchentlich	…	ja
Reinigung	Lift, Eingang, Briefkastenanlage, Glastüren	wöchentlich	…	ja
Reinigung	Keller, Waschküche, Veloraum	monatlich	…	ja
Reinigung	Grundreinigung Bodenbeläge	jährlich	…	ja
Umgebung	Rasen mähen, Ränder schneiden	April bis Oktober nach Bedarf	…	ja
Umgebung	Hecken und Sträucher schneiden	zweimal jährlich	…	ja
Umgebung	Laub räumen	Oktober bis Dezember nach Bedarf	…	ja
Umgebung	Spielplatz visuell kontrollieren, Protokoll	mindestens wöchentlich (BFU)	…	ja
Umgebung	Spielplatz operative Inspektion, Protokoll	alle 1 bis 3 Monate (BFU)	…	–
Umgebung	Spielplatz Hauptinspektion durch Fachperson	jährlich (BFU)	Auftrag	–
Umgebung	Neubepflanzung, Baumfällung	nur auf Auftrag	Regie	nein
Winterdienst	Zugänge räumen und streuen	nach Einsatzregel	…	ja
Kehricht	Container bereitstellen und zurückholen	Abfuhrtage	…	ja
Kehricht	Container reinigen	monatlich, im Sommer öfter	…	ja
Haustechnik	Heizung kontrollieren, Störungen melden	wöchentlich in der Heizperiode	…	ja
Haustechnik	Leuchtmittel ersetzen	nach Bedarf	…	ja
Haustechnik	Zählerstände ablesen	gemäss Abrechnungsperiode	…	ja
Administration	Rapport an Verwaltung	monatlich	…	–
Administration	Wohnungsabnahmen und -übergaben	nur auf Auftrag	Regie	nein
Administration	Handwerker begleiten, Reparaturen koordinieren	nur auf Auftrag	Regie	nein
Bereitschaft	Pikettdienst für Notfälle	gemäss Vertrag	Pauschale	nein

Ergänzen Sie die Tabelle um alles, was Ihre Liegenschaft besonders macht: eine Tiefgarage, eine Photovoltaikanlage, ein Schwimmbad, Gewerbeflächen mit eigenen Öffnungszeiten.

Zeit pro Einsatz schätzen. Allgemeingültige Richtzeiten pro Treppenhaus oder Quadratmeter gibt es nicht; sie hängen von Belägen, Verschmutzung, Geräten und Wegen ab. Drei Wege führen zu belastbaren Werten: Lassen Sie die bisherige Hauswartung einige Wochen lang die Zeit pro Tätigkeit rapportieren, verlangen Sie in jeder Offerte den geschätzten Zeitaufwand pro Zeile, oder messen Sie einen Einsatz selbst. Multipliziert mit den Einsätzen pro Jahr ergibt sich der Jahresaufwand pro Tätigkeit – die Grundlage für Pauschale und Rapportkontrolle. Ob die Zeiten der Anbieter plausibel sind, zeigt der Vergleich der Offerten.

Vom Pflichtenheft zur Offerte

Mit dem fertigen Pflichtenheft holen Sie drei bis vier Offerten ein. Lassen Sie die Firmen die Liegenschaft besichtigen und verlangen Sie, dass sie den geschätzten Zeitaufwand pro Tätigkeit angeben. So sehen Sie, ob ein tiefer Preis auf weniger Stunden oder auf einem tieferen Stundenansatz beruht. Für Reinigungsarbeiten bildet der allgemeinverbindlich erklärte Gesamtarbeitsvertrag der Reinigungsbranche eine Lohnuntergrenze. Was eine Stunde mindestens kostet und welche Regieansätze Firmen veröffentlichen, zeigt der Ratgeber Was kostet eine Hauswartung in der Schweiz?.

Firmen, die Hauswartung nach Pflichtenheft übernehmen, finden Sie im Verzeichnis für Hauswartung, nach Leistung und Standort filterbar.